In vielen Unternehmen steckt das wichtigste Wissen in den Köpfen einzelner Fachleute, in alten Word-Dateien und in Foliensätzen, die nur mit mündlicher Erklärung funktionieren. Sobald neue Kolleginnen und Kollegen starten, eine Schulung ansteht oder ein Ablauf sich ändert, soll daraus eine Unterlage werden: ein Mitarbeiterhandbuch, eine Arbeitsanweisung, ein Workbook für das Training. Oft wird dann einfach gesammelt, was es gibt, und am Ende hat das Dokument 80 Seiten, die niemand findet und niemand pflegt.
In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du vorhandenes Fachwissen so ordnest, dass Leserinnen und Leser die richtige Stelle schnell finden, verstehen und danach handeln können. Drei Unterlagentypen vertiefen wir in eigenen Beiträgen, die du am Ende verlinkt findest.
Kurz gesagt: Eine verständliche Unterlage beginnt nicht mit dem vorhandenen Material, sondern mit der Frage, wann und wofür jemand sie in die Hand nimmt. Daraus folgen der passende Unterlagentyp, eine Gliederung nach Aufgaben statt nach Abteilungen, eine klare Navigation und ein festgelegter Weg, wie Inhalte geprüft und aktualisiert werden.
Die wichtigsten Begriffe
- Mitarbeiterhandbuch: ein Nachschlagewerk zu Regeln, Abläufen und Ansprechpartnern im Unternehmen. Es wird selten von vorn bis hinten gelesen, sondern bei konkreten Fragen aufgeschlagen.
- Produkthandbuch: eine Unterlage, die intern oder für Vertrieb und Service erklärt, wie ein Produkt aufgebaut ist und wie es eingesetzt wird. Davon zu unterscheiden ist die gesetzlich geregelte Gebrauchs- oder Betriebsanleitung, die ein Hersteller mitliefern muss.
- Arbeitsanweisung: eine Beschreibung, wie eine bestimmte Tätigkeit Schritt für Schritt ausgeführt wird. Sie wird direkt am Arbeitsplatz genutzt.
- Workbook: ein Arbeitsheft für Schulungen, in dem Erklärungen, Übungen und Platz für eigene Notizen verbunden sind.
- Lernziel: eine Beschreibung dessen, was jemand nach der Schulung können soll, formuliert als beobachtbare Handlung.
- Schrittfolge: die nummerierte Abfolge einzelner Handlungen in einer Anleitung.
- Navigation: alle Elemente, mit denen Leser sich in einer Unterlage zurechtfinden: Inhaltsverzeichnis, Kapitelfarben, Kolumnentitel, Register und Querverweise.
- Versionsstand: die eindeutige Angabe, welche Fassung eines Dokuments vorliegt, meist mit Nummer und Datum.
Welche Unterlage passt zu welcher Aufgabe?
Die häufigste Ursache für schwer nutzbare Unterlagen ist eine Mischform: Ein Handbuch soll gleichzeitig informieren, schulen und als Anleitung an der Maschine dienen. Zwei Fragen helfen bei der Entscheidung. Soll die Unterlage vor allem informieren oder Können aufbauen? Und wird sie einmal durchgearbeitet oder immer wieder zum Nachschlagen genutzt?
| Unterlage | Leserfrage | Lesesituation | Typische Struktur | Pflegebedarf |
|---|---|---|---|---|
| Onboardingunterlage | Wie finde ich mich in den ersten Wochen zurecht? | einmal gründlich, vor und nach dem Start | zeitlich: vor dem ersten Tag, erste Woche, erste Monate | mittel, vor allem Ansprechpartner und Abläufe |
| Mitarbeiter- oder Produkthandbuch | Was gilt bei …? Wie funktioniert …? | gezieltes Nachschlagen am Schreibtisch | thematisch, mit Register und Querverweisen | hoch, Kapitel ändern sich unabhängig voneinander |
| Arbeitsanweisung | Wie mache ich das jetzt richtig? | am Arbeitsplatz, oft mit Werkzeug in der Hand | Voraussetzungen, nummerierte Schritte, Ergebnis | hoch, jede Prozessänderung wirkt sich aus |
| Workbook | Was soll ich nach der Schulung können? | im Training und danach bei der Übertragung in den Alltag | Lerneinheiten mit Erklärung, Übung und Transferaufgabe | gering bis mittel, meist je Schulungsdurchgang |
Wenn mehrere Leserfragen wichtig sind, ist es meist besser, zwei schlanke Unterlagen zu planen als eine, die alles gleichzeitig können soll. Ein Workbook kann zum Beispiel auf das Handbuch verweisen, statt dessen Inhalte zu wiederholen.
Vom Fachwissen zur verständlichen Unterlage: fünf Arbeitsschritte
1. Leserfragen und Nutzungssituation erfassen
Frag nicht zuerst, was die Fachabteilung erklären möchte, sondern was Leserinnen und Leser wissen müssen, um ihre Aufgabe zu erledigen. Sprich dafür mit Menschen, die neu im Unternehmen sind oder eine Tätigkeit gerade erst gelernt haben. Ihre Fragen zeigen, wo Vorwissen fehlt, das Fachleute längst für selbstverständlich halten. Halte außerdem fest, wo gelesen wird: Eine Unterlage für die Werkhalle braucht größere Schrift, robustes Papier und kurze Texte.
2. Inhalte nach Aufgaben statt nach Abteilungen ordnen
Fachabteilungen liefern ihr Wissen meist entlang ihrer eigenen Zuständigkeit. Leser denken dagegen in Aufgaben: Urlaub beantragen, ein Gerät einrichten, eine Reklamation bearbeiten. Ordne die Kapitel deshalb nach diesen Aufgaben und nimm die zuständige Stelle als Information in das Kapitel auf. Ein Seitenplan macht früh sichtbar, ob die Gewichtung stimmt. Wie aus Expertenwissen lesbarer Text wird, beschreiben wir im Beitrag Fachwissen in Texte überführen.
3. Navigation planen
Bei Nachschlagewerken entscheidet die Navigation darüber, ob eine Unterlage benutzt wird. Bewährt sind ein Inhaltsverzeichnis mit Seitenzahlen, Kolumnentitel mit dem Kapitelnamen, farbige Kapitelkennungen am Seitenrand und ein Stichwortregister mit den Begriffen, die Leser tatsächlich verwenden. Querverweise sollten immer eine Seitenzahl oder Kapitelnummer nennen, nicht nur „siehe oben“.
4. Wiederkehrende Bausteine festlegen
Leser lernen eine Unterlage schneller kennen, wenn gleiche Inhalte immer gleich aussehen. Lege deshalb Seitentypen fest, zum Beispiel Kapitelauftakt, Anleitungsseite, Übersichtstabelle und Übungsseite. Dazu gehören feste Formen für Hinweise, Warnhinweise, Tipps und Beispiele. Ein durchdachtes Raster mit Satzspiegel sorgt dafür, dass diese Bausteine auch bei vielen Seiten einheitlich bleiben.
5. Versionsstand und Pflege organisieren
Unterlagen mit Abläufen veralten. Lege deshalb für jedes Kapitel fest, wer fachlich verantwortlich ist und wann es geprüft wird. Der Versionsstand gehört sichtbar auf jede Seite oder zumindest in jedes Kapitel. Für Betriebsanweisungen zu Arbeitsmitteln schreibt die Betriebssicherheitsverordnung sogar ausdrücklich vor, dass sie bei sicherheitsrelevanten Änderungen aktualisiert werden. Trenne beim Aufbau stabile Inhalte von Teilen, die sich häufig ändern. Dann lässt sich ein Kapitel austauschen, ohne das ganze Dokument neu zu setzen.
Ausgabeform und Bindung
Ob gedruckt, als PDF oder beides, hängt von der Lesesituation ab. Arbeitsanweisungen am Arbeitsplatz sind oft als laminierte Einzelblätter oder in Ordnern praktisch, weil sich einzelne Seiten tauschen lassen. Ein Workbook, in das geschrieben wird, sollte flach liegen; dafür eignet sich eine Spiral- oder Wire-O-Bindung. Mehr dazu findest du im Beitrag zu den Bindungsarten für Broschüren. Ein umfangreiches Handbuch mit langer Lebensdauer kann dagegen als Buch erscheinen. Wenn Unterlagen digital genutzt werden, achte auf Lesezeichen, verlinkte Inhaltsverzeichnisse und Barrierefreiheit.
Wer macht was?
Die Inhalte und ihre fachliche Richtigkeit verantwortet dein Unternehmen. Das gilt besonders für sicherheitsrelevante Inhalte: Unterweisungen nach dem Arbeitsschutzgesetz, Betriebsanweisungen und Anleitungen zu Produkten, die ihr in Verkehr bringt, unterliegen eigenen rechtlichen Anforderungen. Eine solche technische Dokumentation prüfen oder zertifizieren wir nicht. Kläre im Zweifel mit eurer Fachkraft für Arbeitssicherheit oder rechtlich, welche Vorgaben gelten. Auch Didaktik und Lernziele sind Aufgaben eurer Fachleute oder Trainer.
Wir unterstützen dort, wo aus geprüftem Wissen eine nutzbare Unterlage werden soll: bei Konzeption und Gliederung, beim Festlegen von Seitentypen und Navigation, bei Gestaltung, Satz und Projektmanagement mit mehreren Beteiligten. Auf Wunsch organisieren wir den Druck über unsere Druckpartner. Für textreiche Unterlagen ist unsere Seite zur Textbroschüre ein guter Einstieg.
Beispiel: Vom Ordner voller Dateien zum gegliederten Handbuch
Das Beispiel ist frei erfunden und dient nur der Veranschaulichung.
Ein Großhändler für Sanitärtechnik mit drei Standorten will neue Beschäftigte im Lager und im Innendienst schneller einarbeiten. Vorhanden sind ein Ordner mit 40 Word-Dateien, mehrere Foliensätze aus früheren Schulungen und eine handschriftlich ergänzte Liste mit Telefonnummern. Der erste Wunsch lautet: „Macht daraus ein schönes Handbuch.“
Nach einem Gespräch mit der Personalabteilung, zwei Teamleitungen und zwei neuen Kollegen zeigt sich, dass drei verschiedene Leserfragen im Spiel sind:
- Orientierung: Neue Beschäftigte wollen wissen, wer für was zuständig ist und was in den ersten Wochen passiert. Daraus wird eine Onboardingmappe mit rund 16 Seiten, gegliedert nach erstem Tag, erster Woche und ersten drei Monaten.
- Nachschlagen: Regeln zu Arbeitszeit, Urlaub, IT und Fahrzeugen werden in ein Mitarbeiterhandbuch übernommen, nach Aufgaben geordnet und mit Register versehen. Jedes Kapitel bekommt eine verantwortliche Stelle und einen Versionsstand.
- Handeln: Die zwölf häufigsten Tätigkeiten im Lager werden als Arbeitsanweisungen auf Einzelblättern aufbereitet. Die Warnhinweise liefert die Fachkraft für Arbeitssicherheit, die Teamleitung gibt jede Anweisung fachlich frei.
Die Foliensätze werden nicht übernommen. Ihre Inhalte fließen in die drei Unterlagen ein, soweit sie noch aktuell sind. Aus einer Sammlung ist ein System aus drei Unterlagen geworden, die sich unabhängig voneinander pflegen lassen.
Die Vertiefungen zu diesem Thema
- Onboardingunterlagen gliedern: Orientierung, Abläufe und Ansprechpartner: Einstiegssituationen erfassen, zuständige Stellen zuordnen und aktualisierbare Abschnitte planen.
- Arbeitsanweisungen gestalten: Schritte, Warnhinweise und Abbildungen: Handlungen eindeutig gliedern, Bilder den Schritten zuordnen und die Fachfreigabe dokumentieren.
- Workbook entwickeln: Lernziele, Übungen und Transferaufgaben: Zielkompetenzen formulieren, Übungen mit Erklärungen verzahnen und Schreibraum einplanen.
Häufige Fragen
Wie umfangreich sollte ein Mitarbeiterhandbuch sein?
So umfangreich, wie es die Leserfragen erfordern. Entscheidend ist nicht die Seitenzahl, sondern ob sich eine Antwort in wenigen Sekunden finden lässt. Ein Handbuch mit 60 Seiten und gutem Register ist oft leichter zu nutzen als eines mit 20 Seiten ohne erkennbare Ordnung. Inhalte, die sich häufig ändern, gehören eher in getrennte Einleger oder in ein digitales Dokument.
Können wir vorhandene Foliensätze einfach in ein Handbuch übernehmen?
Meist nicht. Folien sind für den Vortrag gemacht und funktionieren nur zusammen mit der mündlichen Erklärung. Für ein Handbuch müssen die Inhalte als vollständige Sätze ausformuliert, nach Aufgaben geordnet und um fehlende Zusammenhänge ergänzt werden. Die Folien sind aber eine gute Quelle, um Themen und Reihenfolge zu sammeln.
Wer sollte die Inhalte fachlich freigeben?
Für jedes Kapitel eine benannte Person aus dem zuständigen Bereich. Bei sicherheitsrelevanten Inhalten sollte zusätzlich die Fachkraft für Arbeitssicherheit prüfen. Halte fest, wer wann welchen Stand freigegeben hat. So bleibt nachvollziehbar, welche Fassung gilt. Wie Fachprüfung und Lektorat zusammenspielen, liest du im Beitrag Lektorat und Fachprüfung.
Ersetzt ein Handbuch die Unterweisung neuer Beschäftigter?
Nein. Das Arbeitsschutzgesetz verlangt, dass Beschäftigte bei der Einstellung und bei Veränderungen ihrer Aufgaben während der Arbeitszeit unterwiesen werden, und zwar bezogen auf ihren Arbeitsplatz. Eine gedruckte Unterlage kann die Unterweisung unterstützen und nachvollziehbar machen, sie aber nicht ersetzen.
Dein nächster Schritt
Liste die Leserfragen auf, die deine Unterlage beantworten soll, und ordne sie den vier Unterlagentypen aus der Tabelle zu. Daraus ergibt sich, ob du eine oder mehrere Unterlagen brauchst. Wie du die Ergebnisse in ein Briefing übernimmst, zeigt unsere Briefing-Checkliste. Wenn du dein Vorhaben mit uns umsetzen möchtest, beschreib es uns über die Projektanfrage.
Quellen
- Bundesministerium der Justiz: § 12 Arbeitsschutzgesetz, Unterweisung. Abgerufen am 02.11.2026.
- Bundesministerium der Justiz: § 12 Betriebssicherheitsverordnung, Unterweisung und besondere Beauftragung von Beschäftigten. Abgerufen am 02.11.2026.
Beitragsbild und Bilder im Text: KI-generiert. Erklärgrafiken: eigene Darstellung.
