Dieser Beitrag gehört zum Themenschwerpunkt Handbücher und Schulungsunterlagen verständlich strukturieren.
Eine Onboardingmappe soll neuen Kolleginnen und Kollegen den Start erleichtern. In der Praxis wird sie oft zur Sammelstelle: Unternehmensgeschichte, Organigramm, Betriebsvereinbarungen, IT-Regeln und eine Telefonliste, die beim Druck schon veraltet ist. Wer neu ist, findet darin selten die Antwort auf die eigentliche Frage: Was passiert morgen, und wen frage ich, wenn etwas nicht klappt?
Kurz gesagt: Gliedere Onboardingunterlagen nach den Situationen, die neue Beschäftigte nacheinander erleben, und nicht nach Abteilungen. Ordne jedem Anliegen eine zuständige Stelle zu und trenne stabile Inhalte von solchen, die sich häufig ändern. So bleibt die Unterlage hilfreich und lässt sich mit wenig Aufwand aktuell halten.
Schritt 1: Einstiegssituationen erfassen
Der Einstieg in ein Unternehmen verläuft in Phasen, und in jeder Phase stellen sich andere Fragen. Sammle diese Fragen, am besten im Gespräch mit Menschen, die vor kurzem angefangen haben. Die folgende Übersicht kannst du als Ausgangspunkt nutzen.
| Phase | Typische Fragen | Passende Inhalte |
|---|---|---|
| Vor dem ersten Tag | Wann und wo soll ich sein? Was bringe ich mit? Wer holt mich ab? | Anfahrt, Ablauf des ersten Tages, erste Ansprechperson, mitzubringende Unterlagen |
| Erster Tag | Wo ist mein Arbeitsplatz? Wie komme ich an Zugang und Geräte? | Lageplan, Zugänge und IT, Pausen und Kantine, wichtige Sicherheitsregeln vor Ort |
| Erste Woche | Wie läuft meine Arbeit ab? Mit wem arbeite ich zusammen? | Abläufe des Teams, Termine zur Einarbeitung, Überblick über angrenzende Bereiche |
| Erste Monate | Was wird von mir erwartet? Wie bekomme ich Rückmeldung? | Ziele der Einarbeitung, Feedbackgespräche, Weiterbildung, Regeln aus dem Mitarbeiterhandbuch |
| Jederzeit | An wen wende ich mich bei …? | Ansprechpartner nach Anliegen, Notfallnummern, Glossar mit internen Begriffen |
Daraus ergibt sich die Grundgliederung. Inhalte, die keiner Phase zugeordnet werden können, gehören meist nicht in die Onboardingunterlage, sondern in ein Handbuch oder auf eine andere Plattform. Die Unternehmensgeschichte darf bleiben, wenn sie Orientierung gibt, etwa um Standorte und Produktbereiche zu erklären. Wie ihr euch dabei als Arbeitgeber zeigt, ohne die Unterlage zur Werbebroschüre zu machen, beschreiben wir im Beitrag zu Inhalten der Recruitingbroschüre.
Schritt 2: Zuständige Stellen zuordnen
Ein Organigramm zeigt, wie das Unternehmen aufgebaut ist. Neue Beschäftigte suchen aber nach einem Anliegen: Mein Laptop funktioniert nicht. Ich bin krank. Ich brauche eine Bescheinigung. Ordne die Ansprechpartner deshalb nach Anliegen und nenne jeweils den Kontaktweg.
| Anliegen | Zuständig | Kontaktweg |
|---|---|---|
| Krankmeldung, Urlaub, Arbeitszeit | Personalabteilung und Teamleitung | Funktionspostfach und Durchwahl |
| Zugang, Passwort, Geräte | IT-Service | Ticketsystem oder Servicenummer |
| Fachliche Fragen zur Einarbeitung | Patin oder Pate im Team | persönlich, Name im Einleger |
| Arbeitsschutz und Erste Hilfe | Fachkraft für Arbeitssicherheit, Ersthelfer | Aushang am Standort, Notfallnummer |
Funktionspostfächer und Rollenbezeichnungen veralten langsamer als Namen. Wo persönliche Ansprechpartner wichtig sind, etwa Paten, gehören die Namen in einen austauschbaren Teil. Wenn du Fotos der Ansprechpartner zeigen möchtest, brauchst du nach dem Kunsturhebergesetz grundsätzlich ihre Einwilligung. Kläre im Zweifel mit eurer Datenschutz- oder Rechtsabteilung, wie diese Einwilligung eingeholt und dokumentiert wird.
Eine Onboardingunterlage ersetzt nicht die Unterweisung zu Sicherheit und Gesundheitsschutz. Sie muss nach dem Arbeitsschutzgesetz bei der Einstellung und vor Aufnahme der Tätigkeit stattfinden und auf den konkreten Arbeitsplatz zugeschnitten sein. Die Unterlage kann darauf hinweisen, wann und durch wen die Unterweisung erfolgt.
Schritt 3: Aktualisierbare Abschnitte planen
Ansprechpartner, Termine und Abläufe ändern sich. Werte, Standorte und Grundregeln bleiben oft jahrelang gleich. Plane die Unterlage deshalb in zwei Schichten:
- Stabiler Kern: Begrüßung, Überblick über das Unternehmen, Standorte, Grundregeln der Zusammenarbeit, Glossar. Dieser Teil kann gedruckt und hochwertig verarbeitet werden.
- Veränderliche Teile: Ansprechpartner, Einarbeitungsplan, Termine, Abläufe einzelner Teams. Diese Teile eignen sich als Einleger in einer Mappe, als eingelegtes Heft oder als PDF, das zentral gepflegt wird.
Für jeden veränderlichen Teil legst du eine verantwortliche Stelle und einen Prüftermin fest. Der Versionsstand mit Datum gehört sichtbar auf jeden Einleger, zum Beispiel in die Fußzeile. So erkennt jeder sofort, ob er eine aktuelle Fassung in der Hand hält.
Gliederungsvorlage für eine Onboardingmappe
- Begrüßung durch Geschäftsführung oder Teamleitung, kurz und persönlich
- Dein erster Tag: Ablauf, Treffpunkt, erste Ansprechperson
- Deine ersten Wochen: Einarbeitungsplan und Termine (Einleger)
- Wer wir sind: Standorte, Bereiche, Produkte im Überblick
- So arbeiten wir zusammen: Grundregeln, Kommunikationswege, Werkzeuge
- An wen du dich wendest: Ansprechpartner nach Anliegen (Einleger)
- Sicherheit am Arbeitsplatz: Hinweis auf Unterweisung, Notfallnummern, Fluchtwege
- Wo du mehr erfährst: Verweise auf Mitarbeiterhandbuch, Intranet und Mitarbeitermagazin
- Glossar mit internen Abkürzungen
Durchgearbeitetes Beispiel
Das Beispiel ist frei erfunden und dient nur der Veranschaulichung.
Ein Pflegedienst mit vier Standorten stellt regelmäßig neue Pflegekräfte ein. Bisher bekommen sie am ersten Tag einen Ordner mit über 100 Seiten. Die Rückmeldung der letzten neuen Kolleginnen: Sie hätten zuerst wissen wollen, wie die Tourenplanung funktioniert und wen sie unterwegs bei Problemen anrufen.
Die neue Unterlage besteht aus einem gedruckten Heft mit 20 Seiten und einer Tasche für Einleger. Das Heft folgt den Phasen aus Schritt 1: erster Tag im Büro, erste Touren in Begleitung, erste eigene Touren, Probezeit. Die Ansprechpartner stehen auf einem Einleger je Standort, geordnet nach Anliegen wie Tourenänderung, Notfall beim Patienten, Dienstwagen und Dienstplan. Für den Einleger ist jeweils die Standortleitung verantwortlich, geprüft wird er vierteljährlich. Der Ordner bleibt als Nachschlagewerk im Büro, das Heft und die Einleger nehmen die neuen Kolleginnen mit.
Häufige Fragen
Wie lang sollte eine Onboardingunterlage sein?
So kurz, dass sie in den ersten Tagen tatsächlich gelesen wird. Für die meisten Unternehmen genügen 12 bis 24 Seiten im Kern. Alles, was nur bei Bedarf nachgeschlagen wird, gehört besser in ein Mitarbeiterhandbuch, auf das die Onboardingunterlage verweist.
Gedruckt oder digital?
Beides hat seinen Platz. Gedruckt wirkt eine Begrüßung persönlicher, und neue Beschäftigte haben am ersten Tag oft noch keinen Zugang zu internen Systemen. Ansprechpartner und Abläufe lassen sich digital leichter aktuell halten. Eine gedruckte Mappe mit austauschbaren Einlegern verbindet beide Vorteile.
Sollen Namen und Fotos der Ansprechpartner hinein?
Namen und Fotos machen den Einstieg persönlicher, veralten aber schnell. Nutze sie gezielt, etwa für Patinnen und Paten, und platziere sie in austauschbaren Teilen. Für Fotos brauchst du die Einwilligung der abgebildeten Personen. Wie gute Porträts entstehen, zeigt unser Beitrag zu Mitarbeiterporträts.
Wer sollte die Onboardingunterlage pflegen?
Die Gesamtverantwortung liegt meist bei der Personalabteilung. Für einzelne Abschnitte sollten die Bereiche zuständig sein, deren Inhalte darin stehen, etwa IT, Arbeitsschutz oder die jeweilige Teamleitung. Ein fester Prüftermin, zum Beispiel jedes Quartal, verhindert, dass veraltete Angaben weitergegeben werden.
Dein nächster Schritt
Notiere für jede Phase aus Schritt 1 die drei wichtigsten Fragen neuer Beschäftigter in deinem Unternehmen und prüfe, wo die vorhandenen Unterlagen sie beantworten. Wie die Onboardingunterlage mit Handbuch und Schulungsmaterial zusammenspielt, liest du im Themenschwerpunkt Handbücher und Schulungsunterlagen verständlich strukturieren. Wenn du die Gestaltung mit uns umsetzen möchtest, beschreib dein Vorhaben in der Projektanfrage.
Quellen
- Bundesministerium der Justiz: § 12 Arbeitsschutzgesetz, Unterweisung. Abgerufen am 02.11.2026.
- Bundesministerium der Justiz: § 22 Kunsturhebergesetz, Recht am eigenen Bild. Abgerufen am 02.11.2026.
Beitragsbild und Bilder im Text: KI-generiert.
