Dieser Beitrag gehört zum Themenschwerpunkt Kataloge konzipieren: Sortiment, Produktdaten und Orientierung.
Die neue Katalogausgabe soll eigentlich nur „ein paar Preise und neue Artikel“ enthalten. Dann kommen per E-Mail einzelne Korrekturen aus dem Vertrieb, eine aktualisierte Excel-Datei aus dem Produktmanagement und kurz vor der Druckfreigabe noch eine geänderte Variante. Am Ende weiß niemand mehr genau, welcher Datenstand im Katalog steht und ob das Register noch stimmt.
Kurz gesagt: Eine Katalogaktualisierung läuft geordnet, wenn drei Dinge feststehen. Alle Änderungen stehen in einer gemeinsamen Änderungsliste. Es gibt einen festen Stichtag für den Datenstand, nach dem nur noch geprüfte Ausnahmen aufgenommen werden. Und jede Änderung wird auf ihre Folgen für Layout, Register und Freigabe geprüft, bevor sie umgesetzt wird.
Schritt 1: Änderungsliste erstellen
Die Änderungsliste ersetzt verstreute E-Mails und markierte PDFs. Sie ist eine einfache Tabelle, in der jede Zeile genau eine Änderung beschreibt. Diese Vorlage kannst du direkt übernehmen:
| Nr. | Artikelnr. | Art der Änderung | Seite | Quelle | Verantwortlich | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | BT-1040-10 | neu | 24 | Produktdaten vom 15.10. | Produktmanagement | geprüft |
| 2 | BT-2010-06 | entfällt | 31 | Sortimentsentscheidung | Vertrieb | umgesetzt |
| 3 | BT-3300 | Daten geändert: Länge | 40 | technisches Datenblatt | Produktmanagement | offen |
| 4 | alle | Preise | Preisliste | Preisliste vom 01.11. | Vertrieb | offen |
| 5 | BT-1220 | Bild ersetzt | 18 | neues Produktfoto | Marketing | geprüft |
Die Daten in dieser Vorlage sind frei gewählt. Unterscheide bei der Art der Änderung mindestens zwischen „neu“, „entfällt“, „Daten geändert“, „Preis“ und „Bild“. So siehst du sofort, welche Änderungen nur einen Wert betreffen und welche Seiten neu aufgebaut werden müssen.
Schritt 2: Datenstand fixieren
Daten ändern sich laufend, ein gedruckter Katalog nicht. Deshalb braucht jede Ausgabe einen Stichtag, an dem der Datenstand eingefroren wird. Was danach kommt, wird nur noch aufgenommen, wenn es fachlich zwingend ist, zum Beispiel bei einem falschen Sicherheitshinweis. Alles andere wartet auf die nächste Ausgabe.
- Stichtag festlegen: vom Druckfreigabetermin rückwärts, mit ausreichend Zeit für Satz und Korrektur. Wie du solche Termine planst, zeigt der Beitrag Zeitplan für Publikationen.
- Datei sichern: Die Datenlieferung zum Stichtag wird mit Datum im Dateinamen gespeichert und nicht mehr überschrieben.
- Stand im Katalog nennen: etwa im Impressum mit „Stand: Oktober 2026“. Bei Preisen zusätzlich „Preise gültig ab“.
- Version benennen: Jede Ausgabe bekommt eine eindeutige Kennung, etwa Jahr und laufende Nummer. So können Vertrieb und Kunden sicher sagen, welche Ausgabe sie in der Hand haben.
Preise mit besonderer Sorgfalt behandeln
Preise sind die häufigste und folgenreichste Änderung. Wenn sich dein Katalog an Verbraucher richtet, schreibt die Preisangabenverordnung vor, Gesamtpreise anzugeben, also Preise einschließlich Umsatzsteuer und sonstiger Preisbestandteile. Bei Waren, die nach Gewicht, Volumen, Länge oder Fläche angeboten werden, kann zusätzlich ein Grundpreis nötig sein. Für Kataloge, die sich nur an Geschäftskunden richten, gelten andere Regeln. Ob und welche Angaben in deinem Fall erforderlich sind, solltest du im Zweifel rechtlich prüfen lassen. Organisatorisch hilft eine separate Preisliste: Sie lässt sich häufiger aktualisieren, ohne dass der Katalog neu umbrochen werden muss.
Schritt 3: Layout- und Freigabefolgen prüfen
Viele Änderungen wirken über die eigene Seite hinaus. Ein neuer Artikel kann eine Tabelle verlängern, die dann auf die nächste Seite umbricht. Ein entfallener Artikel hinterlässt eine Lücke. Prüfe für jede Änderung in der Liste diese Folgen:
| Folge | Prüffrage |
|---|---|
| Umbruch | Passt die geänderte Tabelle noch auf die Seite, oder verschieben sich Folgeseiten? |
| Seitenzahl und Bindung | Ändert sich der Gesamtumfang? Bei Klammerheftung muss er durch vier teilbar bleiben. |
| Register | Stimmen Artikelnummern- und Stichwortregister nach der Änderung noch? |
| Querverweise | Verweisen andere Seiten auf einen entfallenen Artikel oder eine verschobene Seite? |
| Inhaltsverzeichnis | Haben sich Kapitelanfänge verschoben? |
| Freigabe | Wer muss die geänderte Seite fachlich freigeben, und ist das eingeplant? |
Wird der Katalog teilweise über die Datenzusammenführung in InDesign erzeugt, gilt eine zusätzliche Einschränkung. Adobe beschreibt, dass sich zusammengeführte Dokumente über die Funktion zum Aktualisieren der Datenfeldinhalte nur unter bestimmten Bedingungen aktualisieren lassen, etwa wenn die Platzhalter auf Musterseiten liegen und nur Datensätze geändert oder ergänzt wurden. Bei neuen Feldern oder geänderten Einstellungen muss das Dokument neu erzeugt werden. Manuelle Anpassungen am Layout sind dann erneut zu prüfen.
Für die Freigabe empfiehlt sich eine feste Reihenfolge: zuerst die fachliche Prüfung der geänderten Daten, dann die Kontrolle von Umbruch, Register und Verweisen, zuletzt die Gesamtfreigabe. Wie Fachprüfung und Korrektur organisiert werden, beschreibt der Beitrag Lektorat und Fachprüfung.
Beispiel: Halbjährliche Aktualisierung eines Ersatzteilkatalogs
Das Beispiel ist frei erfunden und dient nur der Veranschaulichung.
Ein Hersteller von Landmaschinen aktualisiert seinen Ersatzteilkatalog zweimal im Jahr. Bisher sammelte die Marketingassistenz Änderungen aus E-Mails und gab sie gesammelt weiter. In der letzten Ausgabe fehlten deshalb zwei neue Teile, und das Register verwies auf eine Seite, die es nicht mehr gab.
Für die nächste Ausgabe führt das Team eine gemeinsame Änderungsliste ein. Stichtag für die Daten ist sechs Wochen vor dem Drucktermin. Die Liste enthält 64 Änderungen: 41 Preisänderungen, die in die separate Preisliste wandern, 15 geänderte Werte, fünf neue und drei entfallene Teile. Die Prüfung der Folgen zeigt, dass nur die neuen und entfallenen Teile den Umbruch betreffen. Diese acht Seiten werden gezielt neu gesetzt, Register und Querverweise danach vollständig geprüft. Eine nachgereichte Änderung nach dem Stichtag wird in der Liste vermerkt und für die nächste Ausgabe vorgesehen.
Häufige Fragen
Wie oft sollte ein Katalog aktualisiert werden?
Das richtet sich nach der Änderungshäufigkeit im Sortiment, nicht nach einem festen Rhythmus. Viele Unternehmen trennen deshalb: Der Katalog erscheint seltener, eine Preisliste oder ein Nachtrag häufiger. Wichtig ist, dass der gültige Stand für Kunden immer erkennbar ist.
Lohnt sich ein Nachtrag statt einer neuen Ausgabe?
Ein Nachtrag eignet sich, wenn nur wenige Artikel hinzukommen und der Hauptkatalog sonst gültig bleibt. Werden viele Seiten betroffen oder fallen wichtige Artikel weg, wird ein Nachtrag schnell unübersichtlich. Dann ist eine neue Ausgabe meist die klarere Lösung.
Wie gehe ich mit Änderungen nach dem Stichtag um?
Trage sie in die Änderungsliste ein und entscheide bewusst. Fachlich zwingende Korrekturen, etwa falsche technische Werte, werden aufgenommen und erneut geprüft. Alles andere wird für die nächste Ausgabe vorgemerkt. So bleibt der Termin planbar.
Muss bei jeder Aktualisierung das ganze Register geprüft werden?
Wenn sich Seitenzahlen verschoben haben, ja. Satzprogramme können Register neu erzeugen, aber nur aus den Einträgen, die im Dokument markiert sind. Neue Artikel brauchen deshalb auch neue Registereinträge. Eine Stichprobe mit echten Suchaufgaben zeigt, ob alles stimmt.
Dein nächster Schritt
Lege die Änderungsliste mit den Spalten aus Schritt 1 an und lege den Stichtag für deine nächste Ausgabe fest. Wie die Daten selbst aufgebaut sein sollten, damit Änderungen leichter fallen, zeigt der Beitrag Produktdaten für den Katalog vorbereiten. Wenn du die Aktualisierung mit uns umsetzen möchtest, beschreib uns dein Vorhaben über die Projektanfrage.
Quellen
- Bundesministerium der Justiz: § 2 Preisangabenverordnung, Begriffsbestimmungen. Abgerufen am 02.11.2026.
- Bundesministerium der Justiz: § 3 Preisangabenverordnung, Pflicht zur Angabe des Gesamtpreises. Abgerufen am 02.11.2026.
- Bundesministerium der Justiz: § 4 Preisangabenverordnung, Pflicht zur Angabe des Grundpreises. Abgerufen am 02.11.2026.
- Adobe: Merge records (InDesign). Abgerufen am 02.11.2026.
Beitragsbild und Bilder im Text: KI-generiert.
