Dieser Beitrag gehört zum Themenschwerpunkt Kataloge konzipieren: Sortiment, Produktdaten und Orientierung.
Die Produktdaten für einen Katalog kommen selten aus einer Hand. Das Produktmanagement pflegt technische Werte, der Vertrieb Preise, das Marketing Texte und Bilder. Am Ende liegen drei Excel-Dateien vor, in denen derselbe Artikel unterschiedlich heißt, Maße mal in Millimetern und mal in Zentimetern stehen und Varianten in zusammengeführten Zellen versteckt sind. Jede dieser Unstimmigkeiten wird im Satz zu einer Rückfrage oder im Druck zu einem Fehler.
Kurz gesagt: Lege vor dem Datenexport ein Feldschema fest: welche Spalten es gibt, was in jeder Spalte stehen darf und in welcher Schreibweise. Jede Variante bekommt eine eigene Zeile, jede Einheit eine feste Form, jedes Bild einen eindeutigen Dateinamen. Dann prüfst du die Tabelle mit einfachen Regeln, bevor sie in den Satz geht.
Warum ein Feldschema?
Ein Feldschema ist eine kurze Beschreibung deiner Datentabelle. Es legt für jede Spalte Namen, Inhalt, Format und Pflichtstatus fest. Damit liefern alle Beteiligten Daten in derselben Form, und die Gestaltung kann Tabellen und Produktseiten verlässlich aufbauen. Das gilt unabhängig davon, ob die Daten später manuell gesetzt, über die Datenzusammenführung in InDesign eingelesen oder aus einem PIM exportiert werden.
Schritt 1: Pflichtfelder bestimmen
Beginne mit der Frage, was auf einer Katalogseite zu sehen sein soll. Nur diese Felder brauchst du. Interne Felder wie Lagerort oder Einkaufspreis gehören nicht in die Lieferung. Die Vorlage zeigt ein typisches Feldschema für einen Sortimentskatalog.
| Feldname | Inhalt | Format und Regel | Pflicht | Beispiel |
|---|---|---|---|---|
artikelnr |
Artikelnummer | eindeutig, ohne Leerzeichen | ja | BT-1040-08 |
familie |
Produktfamilie, zu der die Variante gehört | gleiche Schreibweise für alle Varianten | ja | BT-1040 |
kapitel |
Kapitel im Katalog | nur Werte aus einer festen Liste | ja | Befestigen in Beton |
bezeichnung |
Produktname | höchstens etwa 60 Zeichen | ja | Spreizdübel BT 1040 |
durchmesser_mm |
Maß | Zahl ohne Einheit, Einheit im Feldnamen | ja | 8 |
laenge_mm |
Maß | Zahl ohne Einheit | ja | 40 |
ve |
Verpackungseinheit | ganze Zahl | ja | 100 |
gtin |
GTIN, falls vorhanden | als Text speichern, damit führende Nullen erhalten bleiben | nein | 04012345678901 |
bild |
Dateiname des Produktbilds | Kleinbuchstaben, ohne Leerzeichen | ja | bt-1040.tif |
stand |
Datum der letzten Prüfung | JJJJ-MM-TT | ja | 2026-10-15 |
Halte die Feldnamen kurz, ohne Umlaute und ohne Leerzeichen, und dokumentiere das Schema auf einem eigenen Tabellenblatt.
Schritt 2: Einheiten und Varianten normalisieren
Normalisieren heißt hier: Jede Information steht an genau einer Stelle und immer in derselben Form. Für Katalogdaten haben sich diese Regeln bewährt:
- Eine Zeile pro Variante. Ein Dübel in vier Größen sind vier Zeilen, verbunden über das Feld
familie. Keine zusammengeführten Zellen und keine Varianten als Komma-Aufzählung in einer Zelle. - Einheiten im Feldnamen, Zahlen in der Zelle.
laenge_mmmit dem Wert 40 ist eindeutiger als „40 mm“ in einer Zelle und „4 cm“ in der nächsten. - Eine Dezimalschreibweise. Lege fest, ob Komma oder Punkt gilt. Beim Wechsel zwischen Programmen werden Dezimalzahlen sonst leicht zu Datumsangaben oder Text.
- Feste Wertelisten. Für Felder wie Kapitel, Material oder Oberfläche gibt es eine Liste zulässiger Werte. „Edelstahl“, „Edelst.“ und „VA“ sind für eine Software drei verschiedene Materialien.
- Keine Bedeutung über Formatierung. Farbig markierte Zellen oder fett gesetzte Werte gehen beim Export verloren. Was wichtig ist, bekommt eine eigene Spalte, etwa
neumit dem Wert „ja“.
Export als CSV
Für die Weiterverarbeitung wird die Tabelle meist als CSV oder Textdatei exportiert. Die Beschreibung des CSV-Formats in RFC 4180 sieht eine optionale Kopfzeile mit Feldnamen vor. Felder, die Kommas, Anführungszeichen oder Zeilenumbrüche enthalten, werden in doppelte Anführungszeichen gesetzt. InDesign akzeptiert für die Datenzusammenführung laut Adobe komma-, tabulator- und semikolongetrennte Dateien und unterstützt UTF-8, sodass Umlaute und Sonderzeichen erhalten bleiben. Prüfe nach dem Export trotzdem eine Stichprobe in einem Texteditor.
Schritt 3: Bildreferenzen und Prüfregeln festlegen
Bilder werden nicht in die Tabelle eingefügt, sondern über ihren Dateinamen referenziert. Der Name in der Spalte bild muss exakt dem Namen der Datei im Bildordner entsprechen, einschließlich Endung. In der Datenzusammenführung von InDesign wird ein Bildfeld in der Kopfzeile mit einem vorangestellten @ gekennzeichnet, also etwa @bild. Adobe beschreibt, dass die Bildpfade absolut oder relativ zum Speicherort der Datenquelle angegeben werden können. Liegen Bilder und Datei im selben Projektordner, bleibt die Übergabe einfacher.
Bevor die Daten in den Satz gehen, prüfst du sie mit diesen Regeln:
| Prüfregel | So prüfst du |
|---|---|
| Artikelnummern sind eindeutig. | Duplikate über eine bedingte Formatierung oder Zählfunktion sichtbar machen. |
| Pflichtfelder sind gefüllt. | Nach leeren Zellen filtern. |
| Werte stammen aus der Werteliste. | Datenüberprüfung mit Auswahlliste oder Filter auf abweichende Werte. |
| Zahlenfelder enthalten nur Zahlen. | Nach Einträgen mit Buchstaben oder Einheiten filtern. |
| Jedes Bild existiert. | Liste der Dateinamen im Bildordner mit der Spalte bild abgleichen. |
| Der Datenstand ist dokumentiert. | Feld stand gefüllt, Dateiname mit Datum gespeichert. |
Wichtig ist die Grenze dieses Vorgehens: Die Datenzusammenführung ist ein Werkzeug für gleichförmige Seiten. Ein gutes Feldschema macht Daten setzbar, aber es baut noch keinen Katalog. Variantentabellen über mehrere Spalten, Querverweise und Register entstehen weiterhin im Satz.
Beispiel: Ein Feldschema für einen Werkzeugkatalog
Das Beispiel ist frei erfunden und dient nur der Veranschaulichung.
Ein Hersteller von Handwerkzeugen will 420 Artikel in einem neuen Katalog zeigen. Die erste Datenlieferung besteht aus einer Tabelle mit 31 Spalten. Viele davon sind intern, etwa Lagerplatz und Lieferant. Größen stehen als „S, M, L“ in einer Zelle, Gewichte mal in Gramm, mal in Kilogramm, und neue Artikel sind gelb markiert.
Im Abgleich mit dem Seitenplan zeigt sich, dass der Katalog zwölf Felder braucht. Das Produktmanagement legt das Feldschema fest, teilt die Größen in einzelne Zeilen auf und vereinheitlicht die Gewichte auf gewicht_g. Die gelbe Markierung wird durch die Spalte neu ersetzt. Bei der Prüfung fallen sieben doppelte Artikelnummern und 23 fehlende Bilddateien auf. Beides wird vor dem Satzstart geklärt, nicht erst in der Korrektur.
Häufige Fragen
Reicht eine Excel-Datei, oder brauchen wir ein PIM?
Für einen einzelnen Katalog reicht eine gut aufgebaute Excel-Datei mit festem Feldschema. Ein PIM lohnt sich, wenn dieselben Daten regelmäßig für mehrere Kanäle gebraucht werden, etwa für Katalog, Onlineshop und Datenblätter. Entscheidend ist in beiden Fällen, dass es nur eine gültige Quelle gibt.
Was tun, wenn Varianten unterschiedliche Merkmale haben?
Jedes Merkmal, das sich zwischen Varianten unterscheidet, wird eine eigene Spalte. Felder, die für eine Familie nicht gelten, bleiben leer. Unterscheiden sich Familien stark, ist ein Tabellenblatt pro Kapitel oft übersichtlicher.
Warum verschwinden führende Nullen in Artikelnummern?
Tabellenprogramme interpretieren Zahlenfolgen oft als Zahl und entfernen dabei führende Nullen. Formatiere Spalten mit Artikelnummern und GTIN deshalb vor dem Einfügen der Daten als Text und kontrolliere den Export.
Wer sollte die Daten prüfen?
Die fachliche Prüfung liegt beim Produktmanagement, denn nur dort ist bekannt, ob ein Wert stimmt. Die formale Prüfung auf Vollständigkeit und Schreibweise kann auch die Projektleitung übernehmen. Wir prüfen beim Satz, ob die Daten zum vereinbarten Schema passen, und melden Auffälligkeiten zurück.
Dein nächster Schritt
Lege das Feldschema mit den Spalten aus Schritt 1 an und gleiche es mit deinem Seitenplan ab. Wie du Material insgesamt ordnest und Freigaben im Blick behältst, zeigt der Beitrag Inhalte für die Publikation vorbereiten. Wenn deine Daten stehen und du den Katalog mit uns umsetzen möchtest, nutze unsere Projektanfrage.
Quellen
- Internet Engineering Task Force: RFC 4180, Common Format and MIME Type for Comma-Separated Values (CSV) Files. Abgerufen am 02.11.2026.
- Adobe: Data source files overview (InDesign). Abgerufen am 02.11.2026.
- Adobe: Add and edit data fields (InDesign). Abgerufen am 02.11.2026.
Beitragsbild und Bilder im Text: KI-generiert.
