Viele Mitarbeitermagazine starten mit einem großen Anspruch: Sie sollen die Unternehmenskultur stärken, Teams zusammenbringen und Wertschätzung zeigen. Nach zwei Ausgaben kommen die Beiträge spät, die Themen wirken beliebig, und im Pausenraum liegt der Stapel ungelesen. Meist hat niemand vorher geklärt, was die Belegschaft wissen will und wer die Inhalte regelmäßig liefert.
In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du Mitarbeiterkommunikation mit Publikationen planst: vom Informationsbedarf der Leserinnen und Leser über die Wahl des passenden Formats bis zur Beteiligung der Mitarbeitenden und zur redaktionellen Organisation. Drei Vertiefungen zu Rubriken, Recruitingbroschüren und Mitarbeiterporträts findest du am Ende verlinkt.
Kurz gesagt: Eine Publikation für Mitarbeitende funktioniert, wenn sie konkrete Fragen der Belegschaft beantwortet, für ihre Aufgabe das richtige Format hat und von einer klaren Redaktion getragen wird. Kultur entsteht dabei nicht durch das Heft selbst, sondern durch verlässliche Information, echte Beteiligung und Beiträge, die den Arbeitsalltag ernst nehmen. Plane deshalb zuerst Leserbedarf, Format und Zuständigkeiten und erst danach Umfang und Gestaltung.
Die wichtigsten Begriffe
- Interne Kommunikation: alle Informationen und Gespräche innerhalb eines Unternehmens, von der E-Mail der Geschäftsführung bis zum Aushang am Schwarzen Brett. Gedruckte und digitale Publikationen sind ein Teil davon.
- Mitarbeitermagazin: eine regelmäßig erscheinende Publikation für die Belegschaft, oft auch Mitarbeiterzeitschrift genannt. Sie verbindet Unternehmensnachrichten mit Hintergründen, Porträts und Service.
- Recruitingbroschüre: eine Publikation für Menschen, die noch nicht im Unternehmen arbeiten, etwa Auszubildende, Fachkräfte oder Quereinsteiger. Sie beschreibt das Arbeitgeberprofil: was die Arbeit dort ausmacht und wie man sich bewirbt.
- Mitarbeiterporträt: ein Beitrag über eine Kollegin oder einen Kollegen, meist mit Interview und Foto. Er braucht die Einwilligung der abgebildeten Person.
Vom Wirkungsversprechen zum Leserbedarf
„Die Mitarbeiterzeitschrift soll die Identifikation stärken“ ist ein verständlicher Wunsch, aber keine Arbeitsgrundlage. Ob ein Magazin Zusammenhalt fördert, entscheidet sich daran, ob die Leserinnen und Leser darin etwas finden, das sie betrifft. Übersetze deshalb jedes Wirkungsziel in eine konkrete Leserfrage.
Was Mitarbeitende wissen wollen
Die Themen, die in internen Publikationen immer wieder vorkommen, lassen sich auf wenige Bedarfe zurückführen:
- Orientierung: Was verändert sich, warum, und was bedeutet das für meine Arbeit? Hierher gehören Entscheidungen der Geschäftsführung, neue Abläufe und Projekte.
- Wissen aus anderen Bereichen: Wie arbeiten andere Abteilungen und Standorte? Was können wir voneinander übernehmen? Projektberichte und Einblicke in andere Teams beantworten diese Frage.
- Anerkennung: Wird gesehen, was wir leisten? Porträts, Teamberichte und Jubiläen zeigen das, wenn sie konkret sind und nicht nur loben.
- Service: Termine, Ansprechpartner, Weiterbildungsangebote und Veranstaltungen. Diese Inhalte sind unspektakulär, werden aber oft zuerst gelesen.
- Dialog: Kann ich etwas fragen oder beitragen? Leserfragen, kurze Umfragen und Beiträge aus der Belegschaft machen das Magazin vom Verkündungsblatt zum Gesprächsangebot.
Wer liest in welcher Situation?
Eine Verwaltungsangestellte mit Bildschirmarbeitsplatz liest anders als ein Monteur im Außendienst oder eine Mitarbeiterin in der Schichtarbeit. Wer keinen festen Rechner hat, liest eher ein gedrucktes Heft in der Pause oder zu Hause. Prüfe auch, welche Sprachen in der Belegschaft gesprochen werden und ob kurze Zusammenfassungen oder einfache Sprache hilfreich sind. Hinweise zur Lesbarkeit für alle findest du im Beitrag Barrierefreie Broschüren.
Welches Format passt zu welcher Aufgabe?
Nicht jede Aufgabe der Mitarbeiterkommunikation gehört in ein Magazin. Die folgende Entscheidungsmatrix hilft dir, für jeden Anlass das passende Format zu wählen. Oft ist die richtige Antwort eine Kombination: ein Magazin für die laufende Information und eine eigene Broschüre für eine klar abgegrenzte Aufgabe.
| Format | Hauptaufgabe | Leser | Erscheinen | Worauf du achten solltest |
|---|---|---|---|---|
| Mitarbeitermagazin | laufend informieren, Bereiche verbinden, Beteiligung ermöglichen | die gesamte Belegschaft | regelmäßig | Rhythmus nur so dicht planen, wie die Redaktion ihn dauerhaft halten kann |
| Sonderausgabe oder Jubiläumsschrift | einen Anlass dokumentieren, etwa Firmenjubiläum oder Standorteröffnung | Belegschaft, oft auch Partner und Kunden | einmalig | früh mit Archivmaterial und Zeitzeugen beginnen |
| Informationsbroschüre zu einer Veränderung | eine Umstellung erklären, zum Beispiel neue Abläufe oder einen Umzug | alle Betroffenen | einmalig, zum Stichtag | Fragen der Betroffenen vorab sammeln und direkt beantworten |
| Willkommensbroschüre | neuen Kolleginnen und Kollegen den Einstieg erleichtern | Neueinsteigende | bei Bedarf aktualisiert | kurz halten und auf ausführliche Unterlagen verweisen |
| Recruitingbroschüre | das Arbeitgeberprofil für Bewerberinnen und Bewerber zeigen | Menschen außerhalb des Unternehmens | bei Bedarf aktualisiert | nur belegbare Aussagen und einen klaren Bewerbungsweg aufnehmen |
Die wichtigste Unterscheidung liegt zwischen innen und außen. Ein Mitarbeitermagazin spricht Menschen an, die das Unternehmen kennen, eine Recruitingbroschüre Menschen, die es erst kennenlernen. Beide dürfen dieselben Mitarbeitenden zeigen, brauchen aber eine eigene Gliederung. Wenn sich deine Publikation vor allem an Kunden oder Mitglieder richtet, lies den Beitrag über Kunden- und Mitgliedermagazine.
Beteiligung: Mitarbeitende als Themengeber und Autoren
Ein Mitarbeitermagazin, in dem nur die Geschäftsführung und die Kommunikationsabteilung schreiben, wird schnell als Mitteilungsblatt wahrgenommen. Beteiligung muss aber organisiert werden, sonst bleibt sie ein Aufruf ohne Rücklauf. Bewährt haben sich diese Wege:
- Themenpaten: In jedem Bereich oder an jedem Standort sammelt eine benannte Person Themen und meldet sie an die Redaktion.
- Kurze Formate: Fünf Fragen, ein Foto mit Bildunterschrift oder ein Tipp aus der Praxis sind leichter zu liefern als ein ganzer Artikel.
- Gespräch statt Schreibauftrag: Viele Kolleginnen und Kollegen erzählen gern, schreiben aber ungern. Ein kurzes Gespräch, aus dem die Redaktion einen Text macht, senkt die Hürde.
- Leserfragen: Fragen aus der Belegschaft werden gesammelt und in der nächsten Ausgabe von der zuständigen Stelle beantwortet.
Beteiligung bleibt freiwillig. Niemand sollte das Gefühl haben, sich in einem Porträt zeigen zu müssen. Wie du aus Erzähltem einen verständlichen Text machst, zeigen wir im Beitrag Fachwissen in Texte überführen.
So organisierst du die Redaktion
Ein Magazin, das regelmäßig erscheint, braucht feste Rollen und einen wiederkehrenden Ablauf. Lege vor der ersten Ausgabe fest:
- Verantwortung: Wer ist Herausgeber und trägt die inhaltliche Verantwortung? Meist ist das die Geschäftsführung, vertreten durch Personal oder Kommunikation.
- Redaktion: Wer plant Themen, führt Gespräche, schreibt und redigiert? Das kann eine Person sein oder ein kleines Team aus mehreren Bereichen.
- Themenplanung: Ein Themenplan je Ausgabe mit Rubrik, Lieferant, Umfang und Abgabetermin. Eine Redaktionskonferenz pro Ausgabe genügt oft.
- Freigaben: Wer gibt Fachinhalte frei, wer Zitate, wer die gesamte Ausgabe? Je weniger Stationen, desto verlässlicher der Termin.
- Bildrechte und Einwilligungen: Für Fotos von Mitarbeitenden ist grundsätzlich deren Einwilligung nötig. Bei Bildern externer Fotografen sollten die Nutzungsrechte für alle geplanten Ausgabeformen geregelt sein. Im Zweifel lässt du das rechtlich prüfen.
- Erscheinungsrhythmus: Plane lieber zwei verlässliche Ausgaben im Jahr als vier, von denen zwei ausfallen.
Ob weitere Stellen intern einbezogen werden sollten, etwa Datenschutz oder Arbeitnehmervertretung, klärst du in deinem Unternehmen. Wie du Material für eine Ausgabe sammelst und ordnest, beschreiben wir im Beitrag Inhalte für die Publikation vorbereiten.
Beispiel: Vom Kulturwunsch zum Redaktionskonzept
Das Beispiel ist frei erfunden und dient nur der Veranschaulichung.
Ein Maschinenbauunternehmen mit drei Standorten und rund 400 Beschäftigten möchte „eine Mitarbeiterzeitschrift, die unsere Kultur stärkt“. Ein großer Teil der Belegschaft arbeitet in der Fertigung und im Service ohne eigenen Bildschirmarbeitsplatz. Bevor über Umfang und Gestaltung gesprochen wird, sammelt die Personalabteilung in kurzen Gesprächen mit Schichtleitungen und Teams, welche Fragen die Belegschaft tatsächlich hat. Drei Punkte fallen auf: Entscheidungen der Geschäftsführung kommen an den Standorten verspätet und verkürzt an, die Standorte wissen wenig voneinander, und neue Kolleginnen und Kollegen fühlen sich in den ersten Wochen schlecht informiert.
Daraus entsteht folgendes Konzept:
- Format: ein gedrucktes Mitarbeitermagazin, zweimal im Jahr, mit rund 24 Seiten, das an alle Beschäftigten verteilt und zusätzlich als PDF bereitgestellt wird.
- Rubriken: „Was sich ändert“ mit Hintergründen zu Entscheidungen, „Ein Tag in …“ mit wechselnden Standorten, „Fragen an die Geschäftsführung“ aus eingereichten Leserfragen sowie ein Serviceteil mit Terminen und Ansprechpartnern.
- Beteiligung: je Standort eine Themenpatin oder ein Themenpate, kurze Formate statt langer Artikel.
- Organisation: Die Personalabteilung führt die Redaktion, die Geschäftsführung gibt die Ausgabe frei, Porträts werden nur mit schriftlich dokumentierter Einwilligung veröffentlicht.
- Abgrenzung: Das Thema Einarbeitung bekommt eine eigene kurze Willkommensbroschüre, weil Neueinsteigende sie sofort brauchen und nicht bis zur nächsten Ausgabe warten können.
Aus dem Wunsch nach „mehr Kultur“ sind überprüfbare Aufgaben geworden: Gehen Leserfragen ein, melden die Standorte Themen?
Wer macht was?
Inhalte, Gespräche und Texte entstehen in deinem Unternehmen oder bei Partnern deiner Wahl, denn nur dort sind Wissen und Ansprechpartner vorhanden. Wir unterstützen bei der Konzeption und beim Briefing, entwickeln ein Gestaltungskonzept mit wiederkehrenden Rubrikseiten, übernehmen den Satz jeder Ausgabe und das Projektmanagement bis zur Druckdatei. Auf Wunsch organisieren wir auch den Druck über unsere Druckpartner. Mehr dazu erfährst du auf den Seiten Zeitschrift gestalten lassen und Magazin gestalten lassen.
Die Vertiefungen zu diesem Thema
- Mitarbeitermagazin aufbauen: relevante Rubriken und Beteiligung organisieren: Informationsbedarf erheben, Rubriken auswählen und dezentrale Beiträge koordinieren.
- Recruitingbroschüre planen: Arbeitgeberprofil statt austauschbarer Versprechen: Zielgruppen benennen, Arbeitsalltag belegen und den Bewerbungsweg zeigen.
- Mitarbeiterporträts vorbereiten: Fragen, Bildbriefing und Freigabe: Interviewfragen abstimmen, Fotos planen und Einwilligungen dokumentieren.
Häufige Fragen
Ist ein gedrucktes Mitarbeitermagazin neben dem Intranet noch sinnvoll?
Das hängt davon ab, wie deine Belegschaft arbeitet. Wer in Fertigung, Pflege, Logistik oder im Außendienst arbeitet, hat oft keinen festen Zugang zum Intranet. Für diese Gruppen kann ein gedrucktes Magazin der verlässlichere Kanal sein. Häufig ergänzen sich beide: aktuelle Meldungen im Intranet, Hintergründe und Porträts im Heft.
Wie oft sollte ein Mitarbeitermagazin erscheinen?
So oft, wie die Redaktion es dauerhaft schafft. Für kleine Redaktionen sind zwei bis vier Ausgaben im Jahr realistisch. Ein verlässlicher Rhythmus ist wichtiger als eine hohe Frequenz, denn ausgefallene Ausgaben schwächen das Vertrauen in das Medium.
Was ist der Unterschied zwischen Mitarbeitermagazin und Mitarbeiterzeitschrift?
In der Praxis werden beide Begriffe gleichbedeutend verwendet. Entscheidend ist nicht der Name, sondern dass Inhalt, Umfang und Rhythmus zu deiner Belegschaft passen.
Wer sollte im Unternehmen für das Magazin verantwortlich sein?
Meist liegt die Redaktion bei Personal oder interner Kommunikation, die inhaltliche Verantwortung bei der Geschäftsführung. Wichtig ist, dass eine Person die Ausgabe koordiniert und Termine nachhält. Themenpaten aus den Bereichen ergänzen die Redaktion, ersetzen sie aber nicht.
Dürfen wir Fotos von Mitarbeitenden ohne Weiteres im Magazin zeigen?
Nein. Bildnisse dürfen grundsätzlich nur mit Einwilligung der abgebildeten Person verbreitet werden. Hole die Einwilligung vor der Veröffentlichung ein, beschreibe darin, wo das Foto erscheint, und dokumentiere sie. Bei Fragen zur Wirksamkeit oder zu Sonderfällen solltest du die Rechtslage im Zweifel rechtlich prüfen lassen.
Dein nächster Schritt
Schreib für deine Belegschaft die fünf wichtigsten Leserfragen auf und ordne sie einem Format aus der Matrix zu. Daraus entsteht die Grundlage für dein Briefing, das du mit der Briefing-Checkliste vervollständigen kannst. Wenn du dein Mitarbeitermagazin oder deine Broschüre mit uns umsetzen möchtest, beschreib uns dein Vorhaben über die Projektanfrage.
Quellen
- Bundesministerium der Justiz: § 22 Kunsturhebergesetz, Recht am eigenen Bild. Abgerufen am 02.11.2026.
- Bundesministerium der Justiz: § 31 Urheberrechtsgesetz, Einräumung von Nutzungsrechten. Abgerufen am 02.11.2026.
Beitragsbild und Bilder im Text: KI-generiert. Erklärgrafiken: eigene Darstellung.
