Dieser Beitrag gehört zum Themenschwerpunkt Mitarbeiterkommunikation mit Magazinen und Broschüren planen.
Mitarbeiterporträts gehören zu den meistgelesenen Seiten in Mitarbeitermagazinen und Recruitingbroschüren. Sie zeigen, wer hinter einer Aufgabe steckt, und machen einen Arbeitgeber greifbar. Fehlt bei der Vorbereitung ein Schritt, steht kurz vor Redaktionsschluss ein fertiges Porträt ohne Bild oder ohne Zustimmung der porträtierten Person.
Kurz gesagt: Plane ein Mitarbeiterporträt in drei Schritten. Stimme die Interviewfragen mit der Person ab, lege im Bildbriefing Motiv, Ort und Format fest und dokumentiere vor der Veröffentlichung Angaben, Zitate und die Einwilligung zur Verwendung von Foto und Text. Beteiligung ist freiwillig, und die porträtierte Person sollte jederzeit wissen, wo ihr Porträt erscheint.
Schritt 1: Interviewfragen abstimmen
Kläre vor dem Gespräch, wofür das Porträt gedacht ist. Ein Porträt im Mitarbeitermagazin richtet sich an Kolleginnen und Kollegen, die die Person vielleicht vom Sehen kennen. Ein Porträt in einer Recruitingbroschüre richtet sich an Menschen außerhalb des Unternehmens und zeigt eine Tätigkeit beispielhaft. Daraus ergeben sich unterschiedliche Fragen.
Schick der Person die Fragen vorab, damit sie sich vorbereiten kann. Bewährt hat sich ein Katalog in vier Gruppen, aus dem du fünf bis acht Fragen auswählst:
- Aufgabe: Was ist deine Aufgabe, und für wen arbeitest du? Woran merkst du, dass ein Arbeitstag gut gelaufen ist?
- Arbeitsalltag: Wie sieht ein typischer Tag aus? Welche Situation kommt immer wieder vor, die Außenstehende überraschen würde?
- Weg ins Unternehmen: Wie bist du zu deiner Aufgabe gekommen? Was hat dir am Anfang geholfen?
- Zusammenarbeit: Mit welchen Bereichen arbeitest du eng zusammen? Was sollten andere über deine Arbeit wissen?
Persönliche Fragen zu Hobbys oder Familie sind optional. Stelle sie nur, wenn die Person das möchte, und lass sie entscheiden, was davon erscheint. Fragen zu Gesundheit, Religion oder politischer Haltung gehören nicht in ein Mitarbeiterporträt. Wie du aus einem Gespräch einen gut lesbaren Text machst, beschreiben wir im Beitrag Fachwissen in Texte überführen.
Schritt 2: Bildkonzept planen
Das Foto entscheidet, ob ein Porträt angeschaut wird. Wenn mehrere Porträts in einer Ausgabe oder über mehrere Ausgaben erscheinen, sollten sie zusammenpassen. Ein kurzes Bildbriefing für jede Aufnahme hilft Fotografin oder Fotograf und der porträtierten Person:
| Punkt | Festlegung |
|---|---|
| Motiv | Person bei einer typischen Tätigkeit, zusätzlich ein ruhiges Porträt mit Blick in die Kamera |
| Ort | Echter Arbeitsplatz, Werkstatt, Baustelle oder Fahrzeug statt neutraler Wand |
| Format | Hoch- oder Querformat passend zum Layout, mit Platz für Überschrift oder Anschnitt |
| Serie | Einheitlicher Bildausschnitt, Lichtstimmung und Abstand für alle Porträts einer Reihe |
| Kleidung und Ausrüstung | Arbeitskleidung, wie sie im Alltag getragen wird, vorgeschriebene Schutzausrüstung vollständig |
| Hintergrund | Keine vertraulichen Informationen sichtbar, etwa Bildschirme, Pläne oder Whiteboards |
| Weitere Personen | Kolleginnen und Kollegen im Bild nur mit deren eigener Einwilligung |
| Nutzung | Alle geplanten Verwendungen benennen: Heft, PDF, Intranet, Karriereseite |
Bei externen Fotografen regelst du die Nutzungsrechte schriftlich. Sind die Nutzungsarten nicht ausdrücklich benannt, richtet sich der Umfang nach dem Vertragszweck. Ein Foto, das für das Mitarbeitermagazin entstanden ist, darf dann womöglich nicht ohne Weiteres auf der Karriereseite erscheinen. Hinweise zum Sammeln und Benennen von Bilddateien findest du im Beitrag Inhalte für die Publikation vorbereiten.
Schritt 3: Angaben und Veröffentlichungsfreigabe dokumentieren
Bildnisse dürfen grundsätzlich nur mit Einwilligung der abgebildeten Person verbreitet werden. Das Gesetz nennt Ausnahmen, etwa für Personen als Beiwerk neben einer Landschaft oder für Versammlungen. Für ein gezieltes Porträt solltest du dich darauf nicht verlassen. Hole die Einwilligung deshalb vor der Veröffentlichung ein und dokumentiere sie. Im Arbeitsverhältnis gibt es zusätzliche Fragen, etwa zur Freiwilligkeit und zum Umgang mit Daten. Diese Hinweise sind keine Rechtsberatung. Im Zweifel lässt du deine Vorlage rechtlich prüfen.
Diese Checkliste hilft dir, nichts zu vergessen:
- Name, Funktion und Abteilung in der Schreibweise, die die Person freigegeben hat
- Endfassung des Textes mit allen Zitaten, von der Person gelesen und freigegeben
- ausgewählte Fotos, von der Person gesehen und freigegeben
- Einwilligung zur Veröffentlichung, mit Angabe der Publikation und aller Ausgabeformen: gedruckt, PDF, Intranet, Website
- Vereinbarung, wie mit dem Porträt umgegangen wird, wenn die Person das Unternehmen verlässt oder ihre Meinung ändert
- Einwilligungen weiterer Personen, die erkennbar im Bild sind
- Nutzungsrechte der Fotos, wenn sie extern entstanden sind
- Ablageort der Unterlagen und zuständige Person in der Redaktion
Lege diese Unterlagen zusammen mit den Bilddateien ab. Wenn das Porträt später in einer anderen Publikation verwendet werden soll, prüfst du anhand der Dokumentation, ob die Einwilligung diese Nutzung abdeckt.
Durchgearbeitetes Beispiel
Das Beispiel ist frei erfunden und dient nur der Veranschaulichung.
Ein Klinikverbund plant für sein Mitarbeitermagazin eine Porträtreihe „Hinter den Kulissen“, die Berufe zeigt, die selten im Mittelpunkt stehen. Für die erste Ausgabe wird ein Medizintechniker porträtiert.
- Fragen: Die Redaktion schickt sechs Fragen vorab, darunter: „Welches Gerät hast du diese Woche am häufigsten in der Hand gehabt?“ und „Was sollten Pflegekräfte über deine Arbeit wissen?“ Die Frage nach Hobbys streicht er, das ist ihm zu privat.
- Bildbriefing: zwei Motive in der Werkstatt, einmal bei der Prüfung eines Geräts, einmal als ruhiges Porträt. Keine Patientinnen oder Patienten im Bild, keine Monitore mit Daten. Querformat für eine Doppelseite.
- Freigabe: Der Medizintechniker liest den fertigen Text und sieht die Fotoauswahl. Er willigt schriftlich in die Veröffentlichung im gedruckten Magazin und im Intranet ein. Eine Verwendung auf der Karriereseite ist nicht vereinbart und wird bei Bedarf gesondert angefragt.
Weil alle Unterlagen beim Porträt abgelegt sind, kann die Redaktion bei einer späteren Anfrage aus dem Recruiting sofort sehen, welche Nutzung bereits geklärt ist.
Häufige Fragen
Muss die Einwilligung schriftlich erfolgen?
Eine schriftliche oder elektronisch dokumentierte Einwilligung ist in der Praxis dringend zu empfehlen, weil du sie später nachweisen können solltest. Beschreibe darin konkret, wo und in welcher Form Foto und Text erscheinen. Welche Anforderungen im Einzelfall gelten, lässt du im Zweifel rechtlich prüfen.
Was passiert mit Porträts, wenn jemand das Unternehmen verlässt?
Kläre das am besten schon bei der Einwilligung. Bereits gedruckte Ausgaben lassen sich nicht zurückholen, digitale Fassungen und Karriereseiten aber schon. Lege intern fest, wie ihr mit solchen Fällen umgeht, und lass die Regelung im Zweifel rechtlich prüfen.
Darf die porträtierte Person den Text vor dem Druck lesen?
Ja, und das ist sinnvoll. So werden Missverständnisse und falsche Angaben vor dem Druck erkannt. Lege fest, dass es um sachliche Richtigkeit und die Freigabe von Zitaten geht, nicht um eine vollständige Umformulierung.
Wie viele Porträts passen in eine Ausgabe?
In einem Mitarbeitermagazin mit 16 bis 24 Seiten ist ein ausführliches Porträt pro Ausgabe ein guter Rhythmus, ergänzt um kurze Vorstellungen neuer Kolleginnen und Kollegen. In einer Recruitingbroschüre reichen oft zwei bis drei Porträts, die verschiedene Tätigkeiten zeigen.
Dein nächster Schritt
Lege für deine nächste Porträtreihe einen Fragenkatalog, ein Bildbriefing und eine Freigabe-Checkliste an und verwende sie für jedes Porträt. Wie Porträts in Rubriken und Formate passen, liest du im Themenschwerpunkt Mitarbeiterkommunikation mit Magazinen und Broschüren planen. Wenn du ein Gestaltungskonzept für wiederkehrende Porträtseiten suchst, findest du mehr auf der Seite Magazin gestalten lassen oder direkt über die Projektanfrage.
Quellen
- Bundesministerium der Justiz: § 22 Kunsturhebergesetz, Recht am eigenen Bild. Abgerufen am 02.11.2026.
- Bundesministerium der Justiz: § 23 Kunsturhebergesetz, Ausnahmen zu § 22. Abgerufen am 02.11.2026.
- Bundesministerium der Justiz: § 31 Urheberrechtsgesetz, Einräumung von Nutzungsrechten. Abgerufen am 02.11.2026.
Beitragsbild und Bilder im Text: KI-generiert.
