Dieser Beitrag gehört zum Themenschwerpunkt Mitarbeiterkommunikation mit Magazinen und Broschüren planen.
Die Rubriken eines Mitarbeitermagazins entscheiden, ob jede Ausgabe neu erfunden werden muss oder ob sie sich verlässlich füllt. Gute Rubriken beantworten wiederkehrende Fragen der Belegschaft und haben einen festen Lieferanten. Schlechte Rubriken klingen gut im Konzept, finden aber nach der zweiten Ausgabe keine Inhalte mehr.
In diesem Beitrag gehst du in drei Schritten vor: Du erhebst den Informationsbedarf, wählst daraus die passenden Rubriken und organisierst, wie Beiträge aus verschiedenen Bereichen und Standorten zusammenkommen und freigegeben werden.
Kurz gesagt: Leite Rubriken aus den Fragen deiner Leserinnen und Leser ab, nicht aus Vorbildern anderer Magazine. Gib jeder Rubrik eine Leserfrage, einen Lieferanten und einen festen Umfang. Beiträge aus der Belegschaft kommen zuverlässig, wenn es Themenpaten, einfache Formate und einen klaren Freigabeweg gibt.
Schritt 1: Informationsbedarf erheben
Bevor du Rubriken festlegst, finde heraus, was die Belegschaft wissen will. Dafür braucht es keine große Studie. Wenige gezielte Wege reichen oft aus:
- Gespräche mit Schlüsselpersonen: Schichtleitungen, Teamleitungen und Personalbetreuung wissen, welche Fragen immer wieder gestellt werden.
- Kurze Befragung: drei bis fünf Fragen auf Papier oder digital, zum Beispiel: Worüber fühlst du dich schlecht informiert? Welchen Bereich würdest du gern besser kennen? Wo liest du die Ausgabe?
- Auswertung vorhandener Kanäle: Welche Intranetmeldungen werden gelesen, welche Fragen landen in der Personalabteilung, was wird in Betriebsversammlungen gefragt?
- Rückblick auf frühere Ausgaben: Wenn es schon ein Magazin gibt, frag nach, welche Beiträge in Erinnerung geblieben sind und welche nicht.
Fasse die Ergebnisse in einer Liste von Leserfragen zusammen. Jede Frage ist ein Kandidat für eine Rubrik oder für einen einzelnen Beitrag.
Schritt 2: Rubriken auswählen
Eine Rubrik lohnt sich, wenn ihre Leserfrage in jeder Ausgabe wiederkehrt. Einmalige Themen gehören besser in einen eigenen Beitrag. Die folgende Tabelle zeigt typische Rubriken mit den Angaben, die du für jede festlegen solltest. Übernimm nur die, für die du einen Lieferanten hast.
| Rubrik | Leserfrage | Liefert | Umfang |
|---|---|---|---|
| Was sich ändert | Welche Entscheidungen betreffen meine Arbeit und warum? | Geschäftsführung mit Redaktion | 1 bis 2 Seiten |
| Einblick in einen Bereich | Wie arbeiten die anderen Abteilungen oder Standorte? | Themenpate des Bereichs | 2 Seiten |
| Projekt im Fokus | Woran arbeiten wir gerade, und was haben wir gelernt? | Projektleitung | 1 bis 2 Seiten |
| Menschen | Wer ist neu, wer hat Jubiläum, wer übernimmt eine neue Aufgabe? | Personalabteilung | 1 Seite |
| Porträt | Wer steckt hinter einer Aufgabe, die alle kennen? | Redaktion im Gespräch | 1 bis 2 Seiten |
| Leserfragen | Was wollten Kolleginnen und Kollegen schon immer wissen? | Zuständige Stelle nach Einreichung | 1 Seite |
| Service | Welche Termine, Angebote und Ansprechpartner gibt es? | Personalabteilung | 1 Seite |
Sechs bis acht feste Rubriken sind für ein Heft von 16 bis 24 Seiten ein guter Rahmen. Lass dazwischen Platz für einen oder zwei freie Beiträge pro Ausgabe. Für die Gestaltung ist das hilfreich: Jede Rubrik bekommt eine wiedererkennbare Seitenvorlage, und die Ausgabe lässt sich in einem Seitenplan sauber verteilen.
Schritt 3: Dezentrale Beiträge und Freigaben koordinieren
Je mehr Bereiche und Standorte beitragen, desto wichtiger ist ein einfacher, immer gleicher Ablauf. Lege für jede Ausgabe einen Themenplan an und vereinbare, was jeder Lieferant zum Redaktionsschluss abgibt:
- Thema und zugehörige Rubrik
- Text oder Stichpunkte in der vereinbarten Länge, alternativ einen Gesprächstermin mit der Redaktion
- Namen und Funktionen aller genannten Personen in korrekter Schreibweise
- Fotos mit Angabe, wer fotografiert hat und wer abgebildet ist
- die fachliche Ansprechperson für Rückfragen
Bei Fotos gibt es zwei Fragen zu klären. Erstens: Sind die abgebildeten Personen mit der Veröffentlichung einverstanden? Bildnisse dürfen grundsätzlich nur mit Einwilligung verbreitet werden. Zweitens: Darf das Foto in allen geplanten Formen genutzt werden, also im Heft, als PDF und gegebenenfalls im Intranet? Sind die Nutzungsarten bei der Rechteeinräumung nicht ausdrücklich benannt, richtet sich ihr Umfang nach dem Vertragszweck. Bei Aufnahmen externer Fotografen solltest du die Nutzungsrechte deshalb schriftlich und vollständig regeln. Im Zweifel lässt du das rechtlich prüfen.
Für die Freigabe gilt: so wenig Stationen wie möglich. Fachinhalte gibt die zuständige Fachperson frei, Zitate die zitierte Person, die gesamte Ausgabe eine benannte Verantwortliche. Wie du Texte vor der Gestaltung prüfen lässt, beschreiben wir im Beitrag Lektorat und Fachprüfung.
Durchgearbeitetes Beispiel
Das Beispiel ist frei erfunden und dient nur der Veranschaulichung.
Ein Logistikunternehmen mit vier Lagerstandorten plant sein erstes Mitarbeitermagazin, zweimal im Jahr mit 20 Seiten. In Gesprächen mit den Schichtleitungen zeigt sich: Viele Beschäftigte wissen nicht, warum Abläufe geändert werden, und die Standorte kennen einander kaum. Häufig gestellt wird auch die Frage, wer für Schichtpläne und Urlaubsanträge zuständig ist.
Die Redaktion legt sechs Rubriken fest: „Was sich ändert“ mit der Geschäftsführung, „Ein Standort stellt sich vor“ im Wechsel, „Menschen“ mit Neuzugängen und Jubiläen, ein Porträt pro Ausgabe, „Eure Fragen“ mit eingereichten Fragen und eine Serviceseite. Jeder Standort benennt eine Themenpatin oder einen Themenpaten, der acht Wochen vor Erscheinen Themen meldet und vier Wochen vorher Stichpunkte und Fotos liefert. Die Redaktion führt kurze Telefongespräche und schreibt daraus die Texte. Die Standortleitung prüft fachlich, die Geschäftsführung gibt die Ausgabe frei.
Auf eine Rubrik „Projekt im Fokus“ verzichtet die Redaktion bewusst, weil es im Lagerbetrieb nur wenige abgegrenzte Projekte gibt und niemand sie regelmäßig beliefern könnte. Größere Vorhaben erscheinen stattdessen als freier Beitrag, wenn es etwas zu berichten gibt.
Häufige Fragen
Wie viele Rubriken braucht ein Mitarbeitermagazin?
Für ein Heft mit 16 bis 24 Seiten sind sechs bis acht feste Rubriken ein guter Richtwert. Wichtiger als die Zahl ist, dass jede Rubrik einen Lieferanten hat und in jeder Ausgabe gefüllt werden kann. Lieber wenige Rubriken, die verlässlich erscheinen.
Wie bekommen wir mehr Beiträge aus der Belegschaft?
Senke die Hürde: kurze Formate, Gespräche statt Schreibaufträge und eine feste Ansprechperson pro Bereich. Zeig in jeder Ausgabe, dass Einsendungen tatsächlich erscheinen. Beteiligung sollte immer freiwillig bleiben.
Dürfen Rubriken nach einigen Ausgaben geändert werden?
Ja. Überprüfe nach zwei oder drei Ausgaben, welche Rubriken gelesen und beliefert werden. Ersetze Rubriken, die regelmäßig leer bleiben. Das Gestaltungskonzept sollte so angelegt sein, dass sich neue Rubrikseiten ohne Bruch einfügen lassen.
Wer entscheidet über die Themen einer Ausgabe?
Die Redaktion schlägt vor, eine benannte verantwortliche Person entscheidet. Themenpaten und Leserfragen liefern Ideen, der Themenplan legt verbindlich fest, was in die Ausgabe kommt. So bleibt das Magazin offen für Beiträge, ohne beliebig zu werden.
Dein nächster Schritt
Notiere die Leserfragen deiner Belegschaft und prüfe für jede mögliche Rubrik, wer sie dauerhaft beliefern kann. Wie das Magazin in die gesamte Mitarbeiterkommunikation passt, liest du im Themenschwerpunkt Mitarbeiterkommunikation mit Magazinen und Broschüren planen. Wenn Rubriken und Umfang stehen, entwickeln wir mit dir das Gestaltungskonzept. Mehr dazu auf der Seite Zeitschrift gestalten lassen oder direkt über die Projektanfrage.
Quellen
- Bundesministerium der Justiz: § 22 Kunsturhebergesetz, Recht am eigenen Bild. Abgerufen am 02.11.2026.
- Bundesministerium der Justiz: § 31 Urheberrechtsgesetz, Einräumung von Nutzungsrechten. Abgerufen am 02.11.2026.
Beitragsbild und Bilder im Text: KI-generiert.
