Dieser Beitrag gehört zum Themenschwerpunkt Unternehmenschroniken und Festschriften inhaltlich planen.
Wer eine Unternehmens- oder Vereinschronik plant, stößt schnell auf Kartons, Ordner und Fotoalben, deren Inhalt niemand genau kennt. Die Versuchung ist groß, direkt die schönsten Fotos herauszusuchen. Dann fehlt später aber der Überblick: Woher stammt ein Bild, wann ist es entstanden, und dürft ihr es überhaupt drucken?
Kurz gesagt: Sichte Archivmaterial in drei Schritten. Inventarisiere zuerst alles in einer Liste mit fortlaufender Nummer. Kläre dann für jedes Stück Datierung und Herkunft und kennzeichne, wie sicher die Angaben sind. Prüfe zuletzt die Veröffentlichbarkeit, also Urheberrecht, Persönlichkeitsrechte und Bedingungen von Leihgebern. Erst dann wählst du aus, was ins Buch kommt.
Wo du nach Material suchen solltest
Prüfe diese Fundorte systematisch:
- Im eigenen Haus: Protokolle, Geschäftsberichte, Gründungsunterlagen, frühere Kataloge und Prospekte, Mitarbeiter- oder Vereinszeitschriften, Urkunden, Pläne, Fotoalben.
- Bei Ehemaligen und Familien: private Fotos, Briefe, Erinnerungsstücke von früheren Mitarbeitenden, Mitgliedern oder Nachkommen der Gründer.
- In externen Archiven: Stadt- und Kreisarchive, Landesarchive, Branchen- und Wirtschaftsarchive. Über das Wirtschaftsarchivportal, das die Vereinigung der Wirtschaftsarchivarinnen und Wirtschaftsarchivare mitträgt, findest du Wirtschaftsarchive mit Kontaktdaten, Nutzungsbedingungen und Angaben zu ihren Beständen.
- In der Öffentlichkeit: Berichte in Lokalzeitungen, Festschriften früherer Jubiläen, Veröffentlichungen von Partnern.
Schritt 1: Material inventarisieren
Lege eine Inventarliste an, bevor du auswählst. Jedes Stück bekommt eine Nummer, die du auch auf die Hülle, den Scan oder den Dateinamen überträgst. So lässt sich jedes Foto im Layout bis zum Original zurückverfolgen. Diese Spalten haben sich als Arbeitsvorlage bewährt:
| Spalte | Inhalt | Beispiel |
|---|---|---|
| Nr. | fortlaufende Nummer, identisch mit dem Dateinamen des Scans | F-0142 |
| Art | Foto, Dokument, Objekt, Druckschrift | Foto, Abzug schwarzweiß |
| Beschreibung | was zu sehen ist oder worum es geht | Belegschaft vor der alten Werkhalle |
| Datierung | Datum oder Zeitraum mit Sicherheitsgrad | um 1962, erschlossen |
| Herkunft | Bestand oder Leihgeber mit Kontakt | Privatbesitz, Tochter eines früheren Meisters |
| Urheber | Fotograf, Verfasser oder „unbekannt“ | Stempel eines örtlichen Fotostudios auf der Rückseite |
| Personen | erkennbare Personen, falls bekannt | etwa 30 Personen, 4 namentlich bekannt |
| Zustand | Qualität der Vorlage, Restaurierungsbedarf | leicht geknickt, Scan in hoher Auflösung nötig |
| Rechtestatus | geklärt, offen, nicht verwendbar | offen |
Für die Inventur genügt eine Tabellenkalkulation, die alle Beteiligten gemeinsam pflegen.
Schritt 2: Datierung und Herkunft klären
Viele Fotos tragen kein Datum. Hinweise liefern Rückseiten mit Stempeln oder Notizen, Fahrzeuge, Kleidung, Gebäude und Maschinen im Bild, abgebildete Personen mit bekannten Dienstjahren sowie Protokolle, in denen ein Ereignis erwähnt wird. Auch Zeitzeugen können helfen. Ihre Angaben solltest du aber mit Dokumenten abgleichen, wie wir im Beitrag Zeitzeugen interviewen beschreiben.
Halte für jede Datierung fest, wie sicher sie ist:
- Belegt: Datum steht auf dem Dokument oder ist durch eine zweite Quelle bestätigt.
- Erschlossen: Zeitraum ergibt sich aus Indizien, im Text als „um 1962“ oder „Anfang der 1960er Jahre“ formuliert.
- Unbekannt: Das Stück bleibt ohne Jahresangabe oder wird nicht verwendet.
So wird ein vermutetes Jahr nicht über mehrere Arbeitsschritte zur Tatsache in der Zeitleiste.
Schritt 3: Veröffentlichbarkeit prüfen
Dass ein Abzug im eigenen Archiv liegt, heißt nicht, dass ihr ihn veröffentlichen dürft. Prüfe für jedes ausgewählte Stück drei Ebenen:
- Urheberrecht: Das Urheberrecht erlischt 70 Jahre nach dem Tod des Urhebers. Einfache Fotos sind als Lichtbilder geschützt, dieser Schutz endet in der Regel 50 Jahre nach dem Erscheinen oder, wenn die Aufnahme nie veröffentlicht wurde, 50 Jahre nach der Herstellung. Ist der Fotograf unbekannt, ist das Foto deshalb nicht automatisch frei.
- Recht am eigenen Bild: Bildnisse von Personen dürfen grundsätzlich nur mit deren Einwilligung verbreitet werden, nach dem Tod der abgebildeten Person bis zum Ablauf von zehn Jahren mit Einwilligung der Angehörigen. Für Gruppenbilder, Versammlungen und zeitgeschichtliche Aufnahmen sieht das Gesetz Ausnahmen vor, die aber eine Abwägung erfordern.
- Vertragliche Bedingungen: Externe Archive und private Leihgeber knüpfen die Nutzung oft an Bedingungen, etwa einen bestimmten Bildnachweis.
Zusätzlich ist bei Personalakten, Gesundheitsangaben oder internen Konflikten Zurückhaltung geboten, auch wenn die Ereignisse lange zurückliegen. Diese Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung. Bei unklaren Fällen solltest du die Verwendung im Zweifel rechtlich prüfen lassen oder auf das Stück verzichten.
Auswahl: Was kommt ins Buch?
Erst wenn Inventar, Datierung und Rechtestatus stehen, wählst du aus. Diese Fragen helfen bei der Entscheidung:
- Belegt oder illustriert das Stück einen Meilenstein, der im Buch vorkommt?
- Ist die Datierung sicher genug für die geplante Bildunterschrift?
- Ist der Rechtestatus geklärt?
- Reicht die Qualität der Vorlage für die geplante Bildgröße?
- Zeigt es etwas, das kein anderes ausgewähltes Stück schon zeigt?
Aus der Inventarliste wird so die Quellenliste für das Buch. Sie ist zugleich die Grundlage für Bildunterschriften und den Bildnachweis.
Durchgearbeitetes Beispiel
Das Beispiel ist frei erfunden und dient nur der Veranschaulichung.
Ein Sportverein feiert sein 75-jähriges Bestehen und plant eine Vereinschronik. Nach einem Aufruf an die Mitglieder kommen rund 400 Fotos, zwei Ordner mit Vorstandsprotokollen und mehrere Zeitungsausschnitte zusammen. Zwei Ehrenamtliche übernehmen die Inventur:
- Alle Stücke werden gescannt, nummeriert und mit Leihgeber eingetragen. Die Originale gehen nach dem Scannen zurück.
- Ein Mannschaftsfoto ohne Datum wird über die Trikots und einen Zeitungsbericht über den Aufstieg auf eine Saison eingegrenzt und als „um 1971“ gekennzeichnet.
- Bei 60 Fotos ist der Fotograf unbekannt und die Herkunft unklar. Sie bleiben im Inventar, kommen aber vorerst nicht in die Auswahl.
- Für Porträts noch lebender Mitglieder holt der Vorstand schriftliche Einwilligungen ein.
Am Ende stehen 90 Stücke auf der Quellenliste, jedes mit Nummer, Datierung, Herkunft und Rechtestatus.
Häufige Fragen
Wie fein muss die Inventarliste sein?
So fein, dass jedes Stück im Buch eindeutig auf ein Original und seinen Rechtestatus zurückgeführt werden kann. Für Konvolute wie einen Ordner Protokolle genügt ein Eintrag pro Ordner. Fotos, die ins Buch kommen könnten, solltest du einzeln erfassen.
In welcher Auflösung sollten wir alte Fotos scannen?
Scanne lieber zu hoch als zu niedrig, denn die spätere Bildgröße im Buch steht beim Scannen oft noch nicht fest. Sprich die Anforderungen vor dem Scannen mit der Gestaltung ab, damit kleine Abzüge auch großformatig verwendet werden können. Beschädigte Vorlagen zu restaurieren ist eine eigene Aufgabe, die gesondert geklärt werden sollte.
Was tun, wenn der Fotograf nicht mehr zu ermitteln ist?
Dokumentiere deine Suche, etwa Stempel auf der Rückseite und Nachfragen bei Leihgebern. Ein unbekannter Urheber macht ein Foto nicht frei. Ob eine Verwendung vertretbar ist, hängt vom Einzelfall ab und sollte im Zweifel rechtlich geprüft werden.
Müssen wir alles verwenden, was wir finden?
Nein. Die Inventur schafft den Überblick, die Auswahl folgt der Gliederung des Buchs. Was nicht verwendet wird, bleibt dokumentiert und ist für das eigene Archiv wertvoll.
Dein nächster Schritt
Lege die Inventarliste mit den Spalten aus diesem Beitrag an und nummeriere jedes Stück, bevor du auswählst. Wie das Material zur Form des Buchs passt, erklärt der Themenschwerpunkt Unternehmenschroniken und Festschriften inhaltlich planen. Wenn du für Gestaltung, Satz und Projektmanagement Unterstützung möchtest, beschreib dein Vorhaben in der Projektanfrage.
Quellen
- Bundesministerium der Justiz: § 64 Urheberrechtsgesetz, Allgemeines. Abgerufen am 02.11.2026.
- Bundesministerium der Justiz: § 72 Urheberrechtsgesetz, Lichtbilder. Abgerufen am 02.11.2026.
- Bundesministerium der Justiz: § 22 Kunsturhebergesetz, Recht am eigenen Bild. Abgerufen am 02.11.2026.
- Bundesministerium der Justiz: § 23 Kunsturhebergesetz, Ausnahmen zu § 22. Abgerufen am 02.11.2026.
- Vereinigung der Wirtschaftsarchivarinnen und Wirtschaftsarchivare: Wirtschaftsarchive und Wirtschaftsarchivportal. Abgerufen am 02.11.2026.
Beitragsbild und Bilder im Text: KI-generiert.
