Dieser Beitrag gehört zum Themenschwerpunkt Publikation planen: Ziele, Briefing und Projektumfang.
Die Unternehmensbroschüre ist ein paar Jahre alt, der Katalog braucht neue Preise, das Magazin wirkt nicht mehr zeitgemäß. Bevor du eine komplette Neugestaltung beauftragst, lohnt sich ein genauer Blick auf den Bestand. Oft lässt sich mehr übernehmen als gedacht. Manchmal ist aber auch eine gründliche Überarbeitung teurer als ein sauberer Neustart.
Kurz gesagt: Bewerte Inhalt und Gestaltung getrennt. Daraus ergibt sich, ob eine Aktualisierung, eine inhaltliche Überarbeitung, eine Neugestaltung oder ein neues Konzept sinnvoll ist. Halte anschließend in einer Änderungsliste fest, was bleibt, was sich ändert und was neu entsteht.
Schritt 1: Den Bestand nach Inhalt und Gestaltung bewerten
Inhalt und Gestaltung altern unterschiedlich schnell. Eine Broschüre kann gestalterisch noch tragfähig sein, obwohl Leistungen, Ansprechpartner und Zahlen veraltet sind. Umgekehrt können die Inhalte stimmen, während Layout, Bildsprache oder Corporate Design nicht mehr passen. Prüfe beide Seiten deshalb getrennt.
Fragen zum Inhalt
- Stimmen Leistungen, Produkte, Ansprechpartner und Kontaktdaten noch?
- Passt die Kernbotschaft zu den heutigen Zielen und Zielgruppen?
- Sind Zahlen, Referenzen und Abbildungen aktuell?
- Fehlen Themen, die heute wichtig sind, oder gibt es Kapitel, die niemand mehr braucht?
Fragen zur Gestaltung
- Entspricht die Publikation dem aktuellen Corporate Design, also Logo, Schriften und Farben?
- Trägt das Gestaltungsraster auch neue oder längere Inhalte?
- Passt die Bildsprache noch zum Unternehmen?
- Ist die Publikation gut lesbar, auch für Menschen mit eingeschränktem Sehvermögen?
Die Entscheidungsmatrix
Aus den beiden Bewertungen ergeben sich vier typische Wege:
| Gestaltung tragfähig | Gestaltung veraltet | |
|---|---|---|
| Inhalt aktuell | Aktualisieren: einzelne Daten, Bilder oder Seiten austauschen, Aufbau bleibt. | Neu gestalten: bestehende Inhalte in ein neues Layout überführen. |
| Inhalt veraltet | Inhaltlich überarbeiten: Texte und Struktur erneuern, Gestaltungssystem weiter nutzen. | Neu konzipieren: mit einem neuen Briefing starten und nur einzelne Bausteine übernehmen. |
Die Matrix ist eine Orientierung, keine starre Regel. Ein häufiger Grenzfall: Das Corporate Design wurde nur leicht angepasst, etwa bei Farben oder Logo. Dann genügt oft eine Überarbeitung der Gestaltungsvorlage, ohne jede Seite neu aufzubauen.
Schritt 2: Übernehmbare Bausteine bestimmen
Auch bei einer Neugestaltung musst du selten bei null anfangen. Prüfe, welche Bausteine sich übernehmen lassen:
| Baustein | Übernehmbar, wenn … |
|---|---|
| Texte | sie inhaltlich stimmen und zur heutigen Ansprache passen. Oft genügt eine redaktionelle Überarbeitung. |
| Fotos | die Originaldateien in ausreichender Auflösung vorliegen und die Nutzungsrechte weiter gelten. |
| Grafiken und Tabellen | die zugrunde liegenden Daten aktuell sind und die Grafik als bearbeitbare Datei vorliegt. |
| Gliederung | sie den Leserinnen und Lesern nach wie vor einen sinnvollen Weg durch die Inhalte bietet. |
| Layoutdatei | die offene Datei samt Bildern und Schriften vorhanden ist, etwa als verpackte InDesign-Datei. |
| Gestaltungssystem | Raster, Absatz- und Zeichenformate sauber angelegt sind und sich auf neue Inhalte übertragen lassen. |
Ein Hinweis aus der Praxis: Liegt nur noch ein PDF vor, ist die Übernahme deutlich aufwendiger. Texte lassen sich zwar herauskopieren, Bilder sind im PDF aber oft verkleinert oder komprimiert. Frage deshalb früh bei der früheren Agentur oder Druckerei nach den offenen Dateien. Wie du Material sortierst und prüfst, beschreiben wir im Beitrag Inhalte für die Publikation vorbereiten.
Schritt 3: Den Änderungsumfang dokumentieren
Eine Änderungsliste macht den Umfang für alle Beteiligten nachvollziehbar und ist die Grundlage für eine realistische Aufwandsschätzung. Sie beschreibt Seite für Seite oder Kapitel für Kapitel, was passiert:
| Bereich | Maßnahme | Neues Material nötig | Verantwortlich |
|---|---|---|---|
| Titel | neu gestalten | neues Titelfoto | Marketing |
| Seiten 2 und 3, Vorwort | Text aktualisieren | nein | Geschäftsführung |
| Seiten 4 bis 9, Leistungen | umstrukturieren | zwei neue Leistungstexte | Vertrieb |
| Seiten 10 und 11, Referenzen | austauschen | drei neue Projekte mit Freigabe | Marketing |
| Rückseite | Kontaktdaten aktualisieren | nein | Marketing |
Die Tabelle ist ein frei erfundenes Beispiel. Mit einer solchen Liste lässt sich früh erkennen, ob das Projekt eher eine Aktualisierung ist oder ob die Summe der Änderungen bereits einer Neugestaltung nahekommt.
Durchgearbeitetes Beispiel
Das Beispiel ist frei erfunden und dient nur der Veranschaulichung.
Ein Planungsbüro möchte seine Imagebroschüre erneuern. Die Bewertung zeigt: Die Gestaltung ist sauber aufgebaut, das Corporate Design hat sich aber geändert. Neue Hausfarbe, neues Logo. Inhaltlich sind die Leistungsbeschreibungen weitgehend aktuell, die Referenzprojekte jedoch veraltet.
Ergebnis: kein kompletter Neustart, sondern eine Neugestaltung auf Basis der vorhandenen Struktur. Das Raster bleibt, Farben, Logo und Titel werden angepasst, Leistungstexte redaktionell überarbeitet und die Referenzen ausgetauscht. Die offene InDesign-Datei ist vorhanden, deshalb können Texte und Bilder direkt übernommen werden. Die Änderungsliste umfasst zwölf Positionen und bildet die Grundlage für Angebot und Zeitplan.
Häufige Fragen
Ist eine Überarbeitung immer günstiger als eine Neugestaltung?
Nicht immer. Wenn sich Inhalt und Struktur stark ändern, kann das Anpassen eines bestehenden Layouts aufwendiger sein als ein neuer Aufbau. Die Änderungsliste zeigt das früh. Eine belastbare Einschätzung ist erst möglich, wenn Bestand und Änderungswünsche bekannt sind.
Was brauchen wir von der früheren Agentur?
Idealerweise die offene Layoutdatei mit allen verknüpften Bildern, also eine verpackte InDesign-Datei, dazu die Originalbilder in voller Auflösung und Angaben zu den verwendeten Schriften. Schriften dürfen nur im Rahmen ihrer Lizenz weitergegeben werden.
Können wir das Corporate Design bei der Gelegenheit gleich weiterentwickeln?
Das ist möglich, sollte aber als eigene Entscheidung im Briefing stehen. Eine Broschüre, die neue Gestaltungsregeln einführt, wirkt auf alle anderen Medien. Kläre deshalb vorher, ob die Änderungen auch für Website, Geschäftspapiere und weitere Publikationen gelten sollen.
Wie oft sollte eine Publikation überarbeitet werden?
Dafür gibt es keinen festen Rhythmus. Anlässe sind neue Leistungen oder Produkte, geänderte Ansprechpartner, ein neues Corporate Design oder wiederkehrende Rückfragen von Kunden, die die Publikation nicht beantwortet. Kataloge mit Preisen brauchen meist einen festen Aktualisierungszyklus.
Dein nächster Schritt
Bewerte deine bestehende Publikation mit den Fragen aus dem ersten Schritt und ordne sie in der Matrix ein. Erstelle dann eine erste Änderungsliste. Wie du daraus ein vollständiges Briefing machst, zeigt die Briefing-Checkliste. Wenn du deine Publikation mit uns weiterentwickeln möchtest, schick uns Bestand und Änderungsliste über die Projektanfrage.
Quellen
- Adobe: Package InDesign files for output. Abgerufen am 02.11.2026.
- Adobe: Verpacken von Schriftendateien. Abgerufen am 02.11.2026.
Beitragsbild und Bilder im Text: KI-generiert. Erklärgrafiken: eigene Darstellung.
